Informační systémy v manažerské práci

Informační systémy v manažerské práci
Základní pojmy
Informace
(nejobecněji) sdělení určitých poznatků

Informatika
aplikační disciplína, která se zaměřuje na účelnou a účinnou komunikaci a využití dat. Pozornost věnuje dílčím operacím, jako jsou sběr, přenos, uchování, zpracování a v určité míře i vyhodnocení a aplikační zhodnocení dat

Informatizace
součást globální tendence celosvětového rozvoje využívající poznatků mikroelektroniky, komunikační, výpočetní a přenosové techniky, družicových systémů k okamžitému informování řídicího systému

Úloha dat, informací a znalostí v manažerské práci
Informační společnost podle W.J.Martina – „společnost, kde kvalita života i perspektiva sociálních změn a ekonomického rozvoje v rostoucí míře závisí na informacích a jejich využití.“

Projevy: vysoká životní úroveň, nový styl práce, důraz kladený na oddech, tržní podmínky, odlišující systém výchovy (rekvalifikace)
Od manuální práce – k duševní

Data – zkratkovitá profesionální označení pro čísla, text, zvuk, obraz, popř. další smyslové vjemy; z fyzikálního hlediska se chápou jako určitá následnost znaků, resp. Signálů

Informace – data, kterým jejich uživatel v procesu interpretace přisuzuje určitý význam; každá informace má:
A) hodnotu – má subjektivní charakter, přisuzuje uživatel na základě svých znalostí
B) cenu – data jsou potenciální hodnoty a proto mohou být předmětem směny a mít cenu
- data si opatřujeme sami nebo pomocí ostatních lidí, analyzujeme je a transformujeme tak, aby uspokojili informační potřebu; každý manažer je schopen pracovat s jinými nosiči
- soubory různým způsobem účelově uspořádaných dat – databáze či datové zdroje

Specifické případy formální ústní komunikace

specifické případy formální ústní komunikace
Projev
o proti sobě stojí řečník a auditorium, aby své nápady přesvědčivě podal
o diskuse je možná, ale není pravidlem
o nositel myšlenky – řečník stojí před auditoriem, aby své nápady přesvědčivě podal
o můžeme rozlišit několik typů projevů:
a) direktivní případ projevu - pokud potřebujeme co nejrychleji předat sdělení co nejširšímu auditoriu, přímo, aby nemohlo dojít k překroucení faktů, jde o jednostrannou komunikaci, kdy nepřipouštíme otázky ani diskusi, pouze sdělujeme potřebné informace – takový postup zaměstnance frustruje, protože nemají možnost zasáhnout a zeptat se na další informace

b) rozhovor s mnoha účastníky, než jako projev můžeme vnímat případ, kdy auditoriu umožníme klást otázky – takový postup je časově náročnější a klade vyšší nároky na mluvčího (ten musí téma dokonale ovládat, aby mohl na dotazy reagovat)

c) projev odehrávající se ve dvou fázích – mluvčí nejprve podá základní informace a poté následuje diskuse o tématu
= základním předpokladem úspěšného zvládnutí projevu je dokonalá příprava – ta umožňuje pružně reagovat na dotazy, soustředit se pouze na technickou stránku problému

zlatá pravidla efektivního řízení diskuse
- vyslechnout každou otázku až do konce, nepřerušovat tazatele
- otázku pozitivně formulovat
- odpovídat jasně, bez agrese a emocí
- zpětnými otázkami vyhledávat podporu posluchačů (aktivní účast, těch kdo mají shodné přístupy)
- kontrola diskuse
- udržení tématu
- nikdy neshazovat účastníky diskuse

Hybridní organizační struktury

3) hybridní organizační struktury
o je kombinací funkční a divizní struktury
o je vytvořena s cílem posílit klady a potlačit nedostatky obou struktur ve svých konkrétních podmínkách
o je obvykle tvořena divizními jednotkami, ale zároveň obsahuje funkční útvary
výhody:
- simultánní koordinace mezi divizemi a uvnitř divizí
- integrace cílů s úkoly – hybridní struktura poskytuje divizím automobil k řešení jejich specifických úkolů s ohledem na okolí
- adaptabilita a efektivnost – tím že divize reagují pružně na příležitosti a překážky okolí, se podstatně zvyšuje efektivnost jejich činnosti i při sledování celofiremních cílů
výhody:
- pomalejší reakce na výjimečné situace
- neustále konflikty mezi vrcholovým vedením a divizemi

Organizační projektování
důvody proč měnit organizaci a vypracovat organizační projekt jsou:
o vytvoření nové instituce
o zásadní změny v dosavadní organizaci, vyvolané reorganizaci, spojením s rozdělením dosavadní instituce
o odstranění závažných nedostatků v dosavadní organizaci s cílem řešit organizační konflikty
o modernizace organizační struktury s cílem přispět k vyšší efektivnosti


4) Řízení implementace
o implementace = realizace
o veškeré činnosti, které děláme od plánů do dosažení cílů; závisí na lidech (lidských zdrojích), jejich zájmu, nasazení, iniciativě, úsilí, pohotovosti, flexibilitě, aktivitách
o techniky řízení implementace jsou motivace, ovlivňování, vedení, koordinace
o při zadávání úkolu a při jeho zpětném vracení docházelo často k šumu v komunikaci
o kvalita závisí na komunikaci mezi lidmi
o má 4 techniky a jejich účelem je přesvědčit pracovníky, aby pracovali stejným směrem